Die Ergebnisse der Studie »Wirksame Büro- und Arbeitswelten«, durchgeführt von Fraunhofer IAO, dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, sind für uns außerordentlich interessant – weil sie zentrale Schwerpunkte unserer Arbeit bei rosa & leo betreffen.

Die Studie berücksichtigt Teilnehmer aus verschiedenen Branchen, verschiedenen Arbeitsbereichen, aus großen, kleinen und mittleren Unternehmen mit ausgewogener männlicher und weiblicher Teilnahme sowie Altersstreuung.

Warum schätzen wir diese Studie? Vor allem, weil wir als Digitalboutique, die sich den zentralen Zukunftsthemen verschrieben hat, vom Konzept »Multispace« vollends überzeugt sind. Multispace bedeutet, dass verschiedene Büroformen und -strukturen zu einer offenen, zu flexiblem Arbeiten einladenden Raumarchitektur kombiniert werden. Es soll der Organisation zu motivierteren Mitarbeitern verhelfen, die sich wirklich wohlfühlen, und damit auch zur schnelleren Umsetzung von Unternehmenszielen beitragen. Hier setzt auch rosa & leo an.

Die Teilnehmer der genannten Studie gaben an, dass ihre aktuelle Büro- und Arbeitswelt im Unternehmen die Umsetzung der Unternehmensziele nur mäßig stark unterstützt. In diesem Kontext ist es eine berechtigte Frage, ob es zum Multispace-Konzept gegenwärtig überhaupt eine empfehlenswerte Alternative gibt. Möchte man heute wirklich noch in Einzelbürostrukturen arbeiten? Oder auch in irgendeiner anderen Büroform wie Gruppen-, Großraum- oder Zweierbüro festgehalten werden? Dazu später noch mehr.

Für Unternehmen ist es aktuell wichtig, dass ihre Büro- und Arbeitswelten die Organisationsstrukturen unterstützen. Wenn von Arbeitswelten die Rede ist, dann betrifft das zu einem erheblichen Teil auch die Frage nach der Gesundheit und dem Wohlbefinden der Mitarbeiter. Dieses Thema wird für Unternehmen glücklicherweise immer wichtiger. Im Zeitalter des »War for talents« sind die Arbeitgeberattraktivität und die Unternehmenskultur wichtige Wettbewerbsfaktoren. Diese Eigenschaften gehen wiederum Hand in Hand mit der Innovationsfähigkeit einer Organisation.

Ein interessantes Ergebnis der Fraunhofer-Studie lautet, dass gerade in größeren Unternehmen die Transformationsgeschwindigkeit deutlich zu niedrig ist. Daraus folgt auch, dass sich die Mitarbeiter durch ihre Arbeitsumgebung in ihrem Tun wenig unterstützt fühlen. Die Qualität der räumlichen Gestaltung wird als ungenügend angesehen, die Zusammenarbeit in der Organisation wird weniger »gelebt«. Damit sinkt die Arbeitgeberattraktivität. Mit unserer Arbeit bei rosa & leo setzen wir hier an, um die Gegebenheiten zum Positiven zu verändern.

Alles dreht sich um die Individualität

Die Studie zeigt darüber hinaus erfolgreich, dass Mitarbeitern heutzutage bestimmte Merkmale ihrer Arbeitsumgebung wichtiger denn je sind: Luftqualität, Lichtverhältnisse, Sonnen- und Blendschutz, Temperatur, ergonomische Qualität des Arbeitsplatzes sowie die individuelle Regulierbarkeit all dieser Elemente. Die Betonung liegt auf Individualität – das Wort bestimmt wie wenige andere die derzeitige Gesellschaft, entscheidet über Bedürfnisse und ganze Lebenskonzepte. Und auch unsere Arbeit bei rosa & leo konzentriert sich stark auf die Individualität: Nur wenn es Unternehmen gelingt, auf jeden Mitarbeiter individuell einzugehen, lassen sich neue, perfekt passende Mitarbeiter akquirieren und unverzichtbare Mitarbeiter halten.

Aber durch welche Maßnahmen kann ein Unternehmen die Individualität der Mitarbeiter unterstützen? Wir sind überzeugt, dass die attraktive Gestaltung gemäß dem Multispace-Konzept ein wichtiger Schritt ist. Sie unterstützt den Austausch im Team, sorgt für schnellere Kommunikation und damit auch für Effizienzsteigerung. Ein professionell kuratiertes Raumkonzept ebnet den Weg für die Vernetzung zwischen den Nutzern. Mitarbeiter sollten exakt die Räume vorfinden, die sie benötigen, um sich zu entfalten und ihre Aufgaben effizient zu lösen. Diese Räume muss das Unternehmen ihnen bereitstellen. Idealerweise unterstützt die Arbeitsplatzstruktur die Organisationsstruktur, die heutzutage immer volatiler und hierarchieloser wird.

Hochwertige Materialien? Unbedingt

Bemerkenswert ist auch die Rolle der Materialien im Kontext des Raumkonzepts. Viele Unternehmen, die Multispace-Konzepte einsetzen, achten auf hohe Qualität und Wertigkeit in den Bereichen Farbe, Anordnung, Material und Zustand – und das ist gut so. Auch wir glauben daran, dass hohe Arbeitsqualität lediglich in hervorragend angelegten Räumen stattfinden kann. Schließlich werden gelebte Werte im Unternehmen allgemein immer wichtiger, dazu zählt auch die materielle Substanz der Räumlichkeiten. Interessanterweise hat man früher die teuersten Materialien für Kunden genutzt; heute werden dagegen die hochwertigsten Möbel für Mitarbeiter ausgewählt, um die Attraktivität des Unternehmens zu betonen. Eine durchaus lobenswerte Entwicklung, wie wir finden.

Noch einmal zurück zur Studie »Wirksame Büro- und Arbeitswelten«: Interessant daran ist nämlich auch, dass sämtliche Büroformen nachweislich zu wenig Rückzugsmöglichkeiten bereithalten. Dabei wären diese nicht nur für konzentriertes Arbeiten förderlich, sondern auch für die Gesundheit, da sie schnelle Erholung bieten. Unnötig zu erwähnen, dass es selbst in Einzelbüros schwierig ist, sich wirklich zurückzuziehen.

Multispace-Planungen hingegen berücksichtigen auch eine transparentere Zusammenarbeit im Unternehmen: Im Idealfall sollen die Räumlichkeiten die individuellen internen Strukturen abbilden und zu einem neuen Führungsstil sowie modernen Arbeitsweisen verhelfen. Auch die Feedbackkultur und Innovationsprozesse werden so besser unterstützt, gemeinsame Arbeitsziele im Team gewinnen an Fahrt.

Die Studie zeigt, dass in Multispace-Arbeitsumgebungen die Zusammenarbeit signifikant stärker ausgeprägt ist als in anderen Büroformen. Ein Ergebnis, das wir nicht nur immer wieder spannend finden, sondern aus eigener Erfahrung auch voll und ganz bestätigen können.

Multispace ist attraktiv und selbstbestimmt

Räume unterstützen Mitarbeiter und Teams darüber hinaus auch dabei, selbstbestimmter zu arbeiten. Deshalb setzen wir uns mit unserer Arbeit auch beständig dafür ein, den Grad der Selbstbestimmung in der Unternehmenslandschaft zu erhöhen. Derzeit entscheiden Mitarbeiter noch nicht vorwiegend selbst, mit welchen Methoden sie arbeiten und wie der Ort gestaltet sein muss, an dem sie am leistungsfähigsten sind.

Auch in diesem Zusammenhang erzielen diejenigen Unternehmen in der besagten Studie bessere Werte, die Multispace-Arbeitsumgebungen anbieten. Aus unserer Sicht ist außerdem eine Home-Office-Option sowie die flexible Nutzung von Coworking-Spaces effizienzfördernd, deshalb beraten wir Teams und Organisationen entsprechend.

Wir bei rosa & leo glauben daran, dass Hierarchien abgebaut werden müssen – im Rahmen der individuellen Möglichkeiten. Auch die Fraunhofer-Studie zeigt, dass die Arbeitgeberattraktivität signifikant höher ausfällt, wenn das Office als Multispace konzipiert ist, in seiner Gestaltung also nachweislich weniger Hierarchie abbildet. Ähnlich verhält es sich mit der Lernkultur im Unternehmen: Es ist bei rosa & leo eine unserer größten Stärken, lebenslanges Lernen, ausgehend vom Individuum, in das Team und von dort aus in die gesamte Organisation zu transportieren.

Technik – aber bitte die richtige

Als Faustregel sollte gelten, dass ein Unternehmen niemals Geräte anbieten darf, die einen niedrigeren Standard erfüllen als die von Mitarbeitern durchschnittlich zu Hause genutzte Technik. Auch hier bietet die Fraunhofer-Studie nützliche Daten, wenn sie evaluiert, dass Notebook, Smartphone und Tablet nicht nur zur Standardausstattung eines Mitarbeiters gehören, sondern auch mindestens alle zwei bis drei Jahre erneuert werden sollten. Besonders attraktiv wird ein Arbeitgeber, wenn die technische Ausstattung nicht von der Hierarchiestufe abhängt und bei der optimalen Erfüllung der Arbeitsaufgaben unterstützt.

Erneut erzielen Unternehmen in Multispace-Umgebungen bessere Ergebnisse, denn sie positionieren ihre Informations- und Kommunikationstechnologie effektiver als Betriebe mit herkömmlichen Raumkonzepten. Wir sind der Überzeugung, dass Unternehmen, die sich für Multispace entscheiden, visionärer im Hinblick auf moderne Formen der Zusammenarbeit sind; außerdem schätzen sie den (künftig weiter steigenden) Wert ihrer Mitarbeiter schon heute im Schnitt realistischer ein: nämlich sehr hoch.

Die gelebte Zusammenarbeit variiert der Studie zufolge übrigens stark, je nach Unternehmensgröße. So ist besonders in kleinen Unternehmen ein positives Ergebnis zu verzeichnen.

Räume außen, Räume innen

Immer wieder werden wir gefragt, wie viele verschiedene Raumformen denn im Kontext eines Multispace angeboten werden sollten. Hier gehen wir konform mit einem weiteren Ergebnis der Studie, das zeigt, dass mit steigender Anzahl der vorhandenen Raumoptionen die Wahrnehmung von Hierarchie sinkt. Natürlich spielen für die Planung aber Faktoren wie Budget, Raumgrößen und Unternehmensgröße eine Rolle.

Die Studie empfiehlt Unternehmen, die ihr Weiterentwicklungstempo erhöhen möchten, ein Augenmerk auf die Arbeitsorganisation zu legen. Das begrüßen wir sehr, denn diese Erkenntnis ist eine unserer Herzensangelegenheiten. Gemeint sind nicht nur physische Räume, sondern auch Räume, die das Innere betreffen, sprich das Mindset. Eine zentrale Frage lautet darum: Wie kann ich die Einstellung meiner Mitarbeiter fördern und sie dabei unterstützen, lebenslanges Lernen, Mindfulness und innovative Methoden zu nutzen, um die Effizienz des Unternehmens nach vorne zu bringen? Mit unserer Arbeit geben wir darauf Antworten.

By the way: rosa & leo ist vor kurzem in neue Räume eingezogen, die zusammenbringen, was Sie in diesem Artikel gelesen haben. Schauen Sie doch mal in unserem Multispace-Office vorbei und holen sich etwas von unserer Begeisterung für dieses zeitgeistige Konzept ab.

Lust auf Austausch und Tatendrang? Es wird Zeit, dass wir uns kennenlernen. Wir freuen uns auf Sie.

Über den Author

Susanne Busshart

Susanne Busshart, erklärtes Enfant terrible, New-Work-Evangelistin und Geschäftsführerin von rosa & leo, ist Expertin für Digitale Transformation und Future Workplaces. In ihren Schwerpunktthemen berät sie Unternehmen auf allen Entscheidungsebenen und analysiert kundenspezifische Herausforderungen der Digitalisierung des Kerngeschäfts, auch im Hinblick auf neue digitale Geschäftsmodelle und Vertriebskanäle.

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Als Wegbereiterin für innovative Ansätze vermittelt sie Methoden wie »achtsames Arbeiten«, auf ihren Vorträgen teilt sie ihr Wissen. Mit ihrem Know-how unterstützt sie bei der Strategieentwicklung und Konzeption vernetzter Lösungsmodelle sowie beim Recruiting und Aufbau von Teams in der Startphase. In ihrer Rolle als Geschäftsführerin bedeutender Digitalagenturen wie syzygy und United Digital Group hat Susanne Busshart namhafte Kunden mit Digitaler Transformation zum Erfolg geführt, mit Apple gewann sie den Publishing Innovation Award.

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Director Business Development
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